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Presentación

En el Centro de la Tecnología del Diseño y la Productividad Empresarial del SENA, en la ciudad de Girardot, se encuentra el punto de atención para estudiantes ó área de Registro y Certificación, la cual tiene como finalidad o misión desarrollar actividades propias de los aprendices, tales como el Registro de las fichas de Inscripción, Matrícula de los mismos, de acuerdo con cada una de las acciones de formación que este Centro imparte; tales como Titulaciones, Cursos Complementarios ó Cursos Especiales, Estructuras Curriculares, Eventos y Cursos Virtuales. Así mismo, es en esta dependencia donde se generan las Certificaciones de los estudiantes, cuando terminan su formación profesional.

Igualmente, es aquí donde se generan los Certificados de Aptitud Profesional (C.A.P.) y donde se expiden las Constancias y Certificaciones parciales durante la permanencia de los educandos en su etapa lectiva.

1. Servicios que ofrecemos

· Atención permanente al aprendiz y a usuarios
· Atención permanente a egresados
· Inducción y asesoría a los aprendices
· Recepción de Cursos, luego de su caracterización por parte de la Coordinación Académica
· Registro de aprendices en proceso de inscripción a las distintas acciones de formación
· Proceso de matriculas de aprendices en las diferentes acciones de formación
· Expedición de Constancias o Certificaciones permanentes de aprendices en proceso de formación
· Registro de novedades en el SGC (Sistema de Gestión de Centros)
· Expedición y Registro de planillas de evaluación de aprendices
· Expedición de planillas de alumnos participantes para verificación y control de los docentes
· Registro de Deserciones de alumnos
· Expedición de Carnés de aprendices
· Certificación permanente de aprendices en cursos especiales (cursos cortos)
· Certificación permanente de aprendices en salidas plenas o estructuras curriculares (cursos largos)
· Expedición de Duplicados de Certificados con su debido proceso
· Archivo de los reportes de evaluación y documentación de aprendices en la culminación de la etapa productiva.

2. Area de Registro

Esta área es la encargada de recepcionar los cursos de las diferentes acciones de formación para dar ingreso a cada una de las fichas de Inscripción en el SGC (Sistema de Gestión de Centros). Trámite que se realiza con base en la información suministrada por cada aspirante: Datos personales, documento de identidad, nombres y apellidos, lugar y fecha de nacimiento, dirección etc.; Formación Académica, relacionada con el nivel de escolaridad, tipo de escolaridad y los años cursados; Información Laboral, si el aprendiz se encuentra trabajando para una empresa y a la vez adelanta su formación en el SENA; Caracterización de la Población, donde se determina la procedencia del aspirante o su condición como aprendiz.

Una vez procesada la información, se procede a matricular sistemáticamente cada grupo para luego emitir las planillas de alumnos participantes y de evaluación de las acciones de formación durante cada mes.

3. Area de Certificación

En esta área se registran las evaluaciones que reportan los instructores de las distintas acciones de formación, debidamente firmadas por el instructor y por el Coordinador(a) Académico(a). Igualmente aquí se registran las decersiones o retiros de alumnos, de acuerdo con decisión de cada docente, en formato especial diseñado para tal fin.

Posteriormente se emiten los certificados o diplomas de cada curso, de acuerdo con el número de orden respectivo, teniendo en cuenta si se trata de Estructuras Curriculares (salidas plenas) o Cursos Especiales (cursos cortos).

4. Trámites en Oficina de Registro y Certificación

Entrega de Certificados
Autorización a tercera persona para entrega de Certificados
Solicitud y entrega de Constancias de estudio
Trámite para certificación de alumnos que culminaron su etapa productiva como aprendices SENA.
Trámite para la expedición de Duplicados de Certificados, carnés o actas de grado

5. Entrega de Certificados

Para la entrega de Certificados de Aptitud Profesional (C.A.P.) u otras Certificaciones, se debe presentar la siguiente documentación:

Original del documento de identidad
Carné estudiantil ó denuncio por pérdida del mismo
Conocer el número de orden del curso respectivo

La entrega de Certificados es de carácter personal, o mediante autorización por escrito (ver punto 6: Autorización para entrega a terceras personas).

6. Autorización a Terceras personas para entrega de Certificados

Requisitos:

Carta por escrito solicitando la entrega
Fotocopias de los dos (02) documentos de identificación (quien autoriza y el autorizado)
Debe estar autenticado debidamente por una Notaría

7. Solicitud y Entrega de Constancias de Estudio

Se deben solicitar cualquier día de la semana (de lunes a viernes) en el horario de 8:00 am. a 12:00 m. y de 14:00 a 18:00 horas, diligenciando la información consignada en el libro correspondiente, tales como número de orden, nombre del estudiante, número de identificación. Si requiere la constancia CON NOTAS, deberá anotar una “X” en la columna correspondiente, o si lo solicita SIN NOTAS, anotar la “X” en la columna respectiva y a continuación, indicar el horario de clases.

Estas constancias se entregarán personalmente o a terceras personas, el mismo día de la solicitud, o a más tardar al día siguiente; salvo que exista algún inconveniente en el Sistema.

8. Trámites para Certificación de Estudiantes

Entregar en los días de atención al público (lunes a viernes), la siguiente documentación:

Última(s) evaluaciones (en formato conocido por los aprendices)
Certificación Laboral en original, dada por la entidad donde realizó la práctica o etapa productiva, donde conste el cargo desempeñado, el periodo de servicio como aprendiz, y cual fue su desempeño durante su permanencia.
Fotocopia del documento de identidad

Luego de recibidos estos documentos por parte de la oficina de Registro y Certificación, se tramitará el correspondiente Certificado (C.A.P.) y se entregará en un lapso de uno a dos meses siguientes. Para esta entrega, el estudiante o beneficiario deberá presentar su documento de identificación y además devolverá su Carné que lo acreditó como alumno del SENA.

9. Trámite para la Expedición de Duplicados

Requisitos:

Colocar denuncio por pérdida en Inspección de Policía
Pagar por derechos, la suma de Tres mil seiscientos pesos ($3.600.oo) en la cuenta del BANCOLOMBIA Nº 17421218155 Código 83
Una (1) foto de 3 x 4 a color (solo para el caso de duplicado del Carné de estudiante)
Traer estos 2 ó 3 anteriores requisitos para proceder al trámite del Duplicado.

10. Otros Aspectos Importantes

Para evitar duplicidad en la identificación de los aprendices, es importante tener presente que cuando un alumno se inscribe en una Acción de Formación con Tarjeta de identidad y posteriormente obtiene su Cédula de ciudadanía, debe reportar inmediatamente este hecho en la oficina de Registro y Certificación, con el fin de realizar el cambio respectivo.

Cada Acción de Formación está identificada con un número de orden, el cual para cualquier trámite en la oficina de Registro y Certificación es importante conocer. Por consiguiente, se recomienda a los aprendices e instructores tener presente este número para evitar demoras y contratiempos y facilitar los procesos.

La información suministrada por el aprendiz relacionada con la etapa productiva tales como evaluaciones y certificaciones debe ser clara, precisa y sin enmendaduras ni tachones.

La oficina de Registro y Certificación para el cumplimiento de su labor, requiere que los instructores suministren la información de los distintos cursos de formación con la suficiente exactitud y prontitud, para así mismo agilizar los procesos en el área.